FAQ PLACE-VDA PER OPERATORI ECONOMICI

PRESENTAZIONE OFFERTA

1 | Sono stato invitato ad una procedura di gara ma non la trovo, cosa devo fare?

Per poter partecipare ad una procedura di gara/avviso al quale si è stati invitati, dopo aver effettuato l’accesso con i Dati Utente (codice di accesso – nome utente – password), è necessario cliccare sul gruppo funzionale “Miei Inviti”, nel menù a tendina a sinistra e successivamente su “Inviti”. Individuata la gara alla quale si vuole partecipare, cliccare su “Vedi” nella scheda “Dettaglio” e infine su “Partecipa” per poter procedere con la presentazione della Vostra offerta.

2 | Dove posso trovare le gare ad evidenza pubblica (aperte)?

Per poter visualizzare le procedure ad evidenza pubblica, dopo aver effettuato l’accesso con i Dati Utente (codice di accesso – nome utente – password), cliccare sul gruppo funzionale “Avvisi/Bandi” – “Bandi Pubblicati” o dall’area pubblica: Bandi e Avvisi.

3 | Sto partecipando ad una gara, come faccio a scaricare gli allegati?

Dopo aver effettuato l’accesso con i Dati Utente (codice di accesso – nome utente – password), è necessario spostarsi nel gruppo funzionale “Miei Inviti” nel menù a tendina a sinistra, cliccare su “Inviti” – “Vedi” e cliccare sul pulsante “Scarica Allegati” presente in alto sulla destra.

E’ possibile scaricare gli allegati anche dopo aver cliccato sul pulsante “Partecipa” cliccando sull’apposito link “Scarica Allegati” presente in alto sulla barra degli strumenti.

4 | Come faccio ad assegnare la gara ad un altro utente?

Dopo aver cliccato sul pulsante “Partecipa” si potrà assegnare la gara ad un altro utente dello stesso Operatore Economico, cliccando su “Assegna a” presente in alto sulla barra degli strumenti. Successivamente sarà possibile scegliere un utente tra quelli presenti nel menù a tendina e cliccare su “Conferma” in alto sulla barra degli strumenti.

5 | Dove posso vedere le comunicazioni ricevute dall’Ente?

Le comunicazioni ricevute dall’Ente saranno visibili dopo l’accesso all’Area riservata nella tabella Lista Attività, oppure archiviate nella sezione “Comunicazioni-Ricevute”.

6 | Dove posso vedere le comunicazioni inviate all’Ente?

Le comunicazioni inviate all’Ente saranno visibili dopo l’accesso all’Area riservata nella sezione “Comunicazioni-Inviate”.

7 | Ho ricevuto una comunicazione da parte dell’Ente ma non la trovo più nella Lista Attività?

Le informazioni visibili nella tabella Lista Attività, dopo essere state visualizzate, vengono archiviate nella sezione “Comunicazioni-Ricevute” e non saranno più disponibili all’interno della tabella.

È anche possibile che l’Ente abbia stabilito una Data entro cui visualizzare la comunicazione. In questo caso, se l’accesso all’Area riservata viene effettuato successivamente alla data indicata come termine per la visualizzazione, la comunicazione ricevuta sarà consultabile nella sezione “Comunicazioni-Ricevute”.

8 | Ho ricevuto una comunicazione con conferma di presa visione, cosa devo fare?

Nel caso in cui la comunicazione inviata dall’Ente richieda una conferma di presa visione formale, aperto il dettaglio della comunicazione, cliccare sul comando “Accettazione/Presa Visione” posizionato nella toolbar in alto nella schermata.

9 | Ho ricevuto una comunicazione con richiesta di risposta, cosa devo fare?

Nel caso in cui la comunicazione inviata dall’Ente richieda una risposta, aperto il dettaglio della comunicazione, cliccare sul comando “Crea Risposta” posizionato nella toolbar in alto nella schermata.

10 | Sto partecipando ad una gara, come posso inviare una richiesta di chiarimenti all’Ente?

Per richiedere un chiarimento all’Ente in riferimento ad una procedura di gara in corso, dopo aver effettuato l’accesso con i Dati Utente (codice di accesso – nome utente – password), cliccare sul gruppo funzionale “Miei Inviti” – “Inviti”, aprire la gara d’interesse dove verranno visualizzati i dettagli del Bando. In fondo alla pagina nella sezione “Chiarimenti”, sarà possibile inviare una comunicazione all’Ente e visualizzare le eventuali risposte e/o richieste.

11 | Dove trovo i “Chiarimenti”?

Dopo aver cliccato sul gruppo funzionale “Miei Inviti” – “Inviti”, aprire la gara d’interesse. Nell’area Chiarimenti in fondo alla schermata sarà possibile visualizzare eventuali risposte ai quesiti pubblicati dall’Ente.

12 | Sono all’interno della gara ma il comando “partecipa” non è abilitato, come mai?

Questo comando non è abilitato nel caso in cui:

  • Non è stato ancora raggiunto il termine “Rispondere dal” indicato nel bando;

  • È stato raggiunto il termine di scadenza previsto per la presentazione dell’Offerta;

  • Il bando si trova al momento in rettifica;

  • Il bando è stato revocato.

13 | La Gara a cui devo partecipare si trova in stato “in sospensione” o “sospeso”, cosa devo fare?

Nel caso in cui la procedura si trovi nello stato “In sospensione “o “sospeso”, è possibile, in entrambi i casi, cliccare sul comando “Partecipa” e predisporre l’offerta, che però potrà essere inviata solo a seguito dell'eventuale ripristino della stessa.

14 | Quando clicco su “Inviti”, nell’oggetto della gara è segnato in rosso “bando in rettifica”, cosa vuol dire?

Bando in Rettifica” sta ad indicare che l’Ente sta modificando il bando in oggetto, pertanto non sarà possibile accedere per presentare offerta. Il comando “Partecipa” non sarà visibile.

15 | Quando clicco su “Inviti”, nell’oggetto della gara è segnato in rosso “bando rettificato”, cosa vuol dire?

Bando Rettificato” sta ad indicare che l’invito è stato modificato ed è tornato disponibile per la presentazione delle offerte.

16 | Quando clicco su “Inviti”, nell’oggetto della gara è segnato in rosso “bando revocato”, cosa vuol dire?

Bando Revocato“ sta ad indicare che l’invito è stato revocato dall’Ente, pertanto non sarà più possibile presentare offerta e tutte le offerte precedentemente inviate non avranno alcun seguito. Sul dettaglio del Bando Revocato, verranno rese note le motivazioni.

17 | Come faccio a sapere quando scade una gara??

Dopo aver effettuato l’accesso con i Dati Utente (codice di accesso – nome utente – password), è necessario spostarsi nella sezione “Miei Inviti”, nel menù a tendina a sinistra e cliccare su “Inviti”. Individuata la gara, si potranno visualizzare tutte le informazioni, compresa la data di scadenza della stessa.

18 | Come faccio a sapere se sto compilando correttamente tutti i passaggi per presentare la mia offerta?

Nel corso della compilazione delle offerte, ciascuna sezione verrà contrassegnata con delle icone che segnalano all’Operatore Economico lo stato della documentazione compilata:

  • L’icona di colore arancione segnala che manca della documentazione “non bloccante” per l’invio dell’offerta;

  • L’icona di colore rosso segnala che sono presenti delle anomalie “bloccanti” che non permettono l’invio dell’offerta;

  • L’icona di colore verde segnala che non sono presenti anomalie.

19 | Che cos’è il campo “Titolo documento” presente nella testata?

Il campo “Titolo documento” permette di assegnare un titolo indicativo dell’Offerta.

20 | Mi trovo all’interno della sezione “Busta Documentazione”, come devo procedere?

All’interno della sezione “Busta Documentazione” l’Operatore Economico:

  • Deve indicare informazioni inerenti RTI, Avvalimento o Consorziate (se previste);

  • Deve allegare la documentazione amministrativa richiesta;

  • Può allegare della documentazione integrativa anche se non richiesta.

21 | Come si carica un Allegato?

Per caricare un Allegato basta cliccare sul comando “Aggiungi Allegato” nella sezione “Busta Documentazione” visibile all’interno della procedura di gara. Nella tabella Lista Allegati verrà aggiunta una riga dove si potrà inserire la descrizione del documento e cliccare sull’apposito comando per caricare il file.

22 | All’interno di ogni sezione è presente il comando “verifica informazioni”, che cos’è?

Il comando “Verifica Informazioni” permette di controllare i dati inseriti nelle diverse sezioni. Le anomalie verranno segnalate con le icone arancione (non bloccante) o rosso (bloccante), con le relative descrizioni. La corretta compilazione verrà evidenziata dall’icona verde.

23 | Sto compilando la mia offerta, sono all’interno della sezione “Prodotti”, cosa devo fare?

Nella sezione “Prodotti”, presente nel caso di una procedura monolotto, vengono automaticamente elencate tutte le specifiche dei beni/servizi/lavori oggetto della procedura di gara per cui viene presentata l’Offerta.

24 | Come si compila la tabella Elenco Prodotti?

La tabella “Elenco Prodotti” può essere compilata direttamente a sistema inserendo le informazioni richieste dall’Ente o scaricando l’apposito “Template prodotti da compilare” in formato .xlsx, consigliabile nel caso in cui si debbano caricare numerosi prodotti.

25 | Sto utilizzando il “Template Prodotti da compilare”, è possibile modificarlo?

Non è possibile modificare il “Template Prodotti da compilare”. Il Sistema non permette di applicare la formattazione alle celle e aggiungere informazioni extra o colonne aggiuntive. Inoltre non si possono eliminare le righe. In caso di modifiche il Sistema segnalerà l’errore e non ne permetterà il caricamento.

26 | Sto compilando la mia offerta, sono all’interno della Busta tecnica/conformità, che cos’è?

Nella sezione “Busta Tecnica/Conformità” vengono riepilogate tutte le informazioni tecniche inserite all’interno della sezione “Prodotti”.

27 | Ho generato il Pdf della mia offerta economica ma devo fare una modifica, è possibile?

Si, è possibile modificare l’offerta cliccando sul pulsante “Modifica Offerta”. La modifica comporta l’annullamento del pdf riepilogativo della busta generato dalla piattaforma e la conseguente cancellazione dello stesso pdf firmato digitalmente nel caso in cui fosse già stato caricato. Dopo aver apportato le opportune modifiche bisognerà generare nuovamente il pdf e firmarlo digitalmente. Nel caso in cui il pdf scaricato non corrisponda a quello firmato digitalmente, il Sistema lo segnalerà con un messaggio di errore.

28 | Sto compilando la mia offerta, sono all’interno della sezione “Caricamento Lotti”, cos’è?

Nella sezione “Caricamento Lotti” vengono riportate automaticamente tutte le specifiche dei beni/servizi/lavori oggetto della procedura di gara per cui viene richiesta l’Offerta. Cliccare sull’apposita sezione per procedere con la compilazione.

29 | Cosa sono i lotti singola voce o lotti semplici?

Per questa tipologia di lotti è prevista una riga per ogni lotto. I lotti per cui non si intende presentare offerta dovranno essere eliminati.

30 | Cosa sono i lotti singola voce complesso o lotti complessi?

Per questa tipologia di lotti, per ogni lotto sono indicate una o più varianti. Dovrà essere eliminata la riga corrispondente alle varianti del lotto per le quali non si intende presentare offerta.

31 | Cosa sono i lotti multivoci o lotti composti?

Questa tipologia di lotti prevede una o più voci e per ogni lotto di interesse bisogna presentare offerta su tutte le voci. Se non si può presentare l’offerta per ciascuna voce, sarà necessario eliminare il lotto completo o, in fase di controllo sull’invio, il lotto incompleto non verrà incluso nell’offerta.

32 | Cosa sono i lotti multivoci complesso o lotti composto e complesso?

Questa tipologia di lotti è costituita da una o più voci composte a loro volta da una o più varianti. In questo caso è necessario eliminare le varianti appartenenti al lotto di interesse per le quali non si intende presentare offerta o, in fase di controllo sull’invio, il lotto incompleto non verrà incluso nell’offerta.

33 | Sto compilando la mia offerta, sono all’interno della sezione “Elenco Lotti”, cos’è?

Nella sezione “Elenco Lotti” vengono riepilogate le Buste Tecniche (se previste) ed Economiche relative ai lotti offerti, costruite sulle basi dei dati e delle informazioni inserite dall’Operatore Economico nella sezione “Caricamento Lotti”.

34 | Sto compilando la mia offerta, sono all’interno della Busta tecnica/conformità, che cos’è?

La busta Tecnica e/o Economica può essere firmata secondo due modalità:

Generare e firmare la singola busta, cliccando sul comando “Crea pdf” e, verificate le informazioni, sul pulsante “Genera pdf

Generare e firmare tutte le buste valide attraverso un file .zip, cliccando sul comando “Genera pdf buste”.

35 | Come faccio a sottomettere la mia offerta?

Nel caso in cui l’Offerta sia stata correttamente compilata, sarà attivo il comando “Invia” nella barra degli strumenti primaria e il documento sarà in Stato “In lavorazione”.

36 | Ho presentato offerta per una gara, la posso ritirare?

Per ritirare un’Offerta, quando si è all’interno della procedura, in alto nella barra degli strumenti primaria saranno presenti una serie di comandi, tra cui “Ritiro Offerta”. Verrà mostrata una schermata dove sarà necessario inserire tutte le informazioni obbligatorie, generare il pdf e ricaricarlo firmato digitalmente.

37 | La mia offerta è in lavorazione, la posso eliminare?

Per eliminare un’offerta in lavorazione e quindi non ancora inviata, cliccare sul comando “Elimina” posizionato nella barra degli strumenti primaria posta in alto nella schermata. Lo Stato del documento cambierà da “In lavorazione” ad “Annullato”.

Il documento precedentemente caricato verrà eliminato e si potrà eventualmente procedere con la creazione e compilazione di un nuovo documento cliccando sul pulsante “Partecipa”.

38 | Ho iniziato a presentare la mia offerta, posso salvarla e completarla in seguito?

Si, è possibile riprendere la compilazione in un secondo momento attraverso il comando “Salva” presente sulla barra degli strumenti primaria in alto. Ovviamente devono essere rispettati i termini previsti sul bando/invito.

39 | Dove trovo le procedure alle quali sto partecipando?

È possibile visualizzare le Gare Aperte cliccando sul gruppo funzionale “Avvisi/Bandi – Bandi a cui sto partecipando".

Per visualizzare una gara ad invito cliccare sul gruppo funzionale “Miei Inviti” – “Inviti”.

40 | E’ possibile che la stessa offerta di un Operatore Economico venga gestita da più utenti?

Nel caso di gara monolotto, se un utente dello stesso Operatore Economico tenta di creare una nuova offerta cliccando sul comando “Partecipa”, il Sistema segnalerà l’errore con un messaggio. è tuttavia possibile far ultimare l’Offerta ad un altro Utente cliccando sul comando “Assegna a”.

41 | Ho ricevuto una richiesta offerta migliorativa, cosa devo fare?

Nel caso in cui l’Operatore Economico riceva una Richiesta Offerta Migliorativa, dopo aver effettuato l’accesso con i Dati Utente (codice di accesso – nome utente – password), visualizzerà la richiesta nella tabella Lista Attività. Basterà aprirla e rispondere alla richiesta fatta dalla Stazione Appaltante.

42 | Per poter partecipare ad un bando di gara come RTI/Avvalimento/consorziate, è necessario che tutti i soggetti appartenenti al raggruppamento siano iscritti al Sistema Telematico PlaCe-VdA?

Per poter partecipare ai bandi di gara in raggruppamento, è necessario che ogni Operatore Economico sia registrato a PlaCe-VdA. La compilazione dell’offerta resta comunque a cura della Mandataria (RTI); Ausiliata (Avvalimento); Consorzio (Consorziate).

43 | Sono obbligato a partecipare a tutti i lotti?

L’obbligo di partecipazione a uno o più lotti viene specificato dall’Ente in relazione ad ogni singola gara.

44 | Che dimensione devono avere i file allegati?

Non è possibile inserire file che hanno una dimensione superiore a 100 MB (MegaByte), fermo restando le eventuali limitazioni presenti nei documenti di gara e/o regolamenti interni. Inoltre non è possibile allegare file con un nome la cui lunghezza è superiore a 100 caratteri.

45 | È possibile, per un operatore economico, sostituire l’offerta presentata con un’altra (offerta sostitutiva)?

Sì, l’operatore economico può sottoporre una nuova offerta, che all’atto dell’invio invaliderà quella precedentemente inviata.

46 | Un operatore economico può presentare un’integrazione di offerta?

No, l’offerta presentata non può essere integrata ma solamente sostituita da una nuova offerta, che all’atto dell’invio invaliderà la precedente.

47 | Per presentare in sede di offerta più documenti tecnici o più documenti di dettaglio economico è necessario accorparli in un unico file o è possibile inserire più allegati?

I campi predisposti per l’inserimento degli allegati accettano un unico file. Se previsto il fornitore potrà creare una cartella zip contenete tutti i documenti necessari.

48 | Un operatore economico può presentare più offerte per la stessa gara?

No, non è possibile. In particolare, nel caso di procedura di gara con più lotti, il fornitore può presentare un’offerta per ciascun lotto e, comunque, non più di una, anche nel caso in cui usi una forma giuridica diversa o si unisca in una Associazione temporanea di imprese.

49 | Come posso impostare il calcolo dei decimali nella compilazione di un’offerta di gara?

Nella testata del foglio prodotti è possibile indicare il numero dei decimali previsto nell’offerta. In questo modo le cifre di ogni riga del foglio prodotti per ciascun lotto eventualmente presente e per l’attributo indicato come “Criterio formulazione offerte” nel “Calcolo valore economico” verranno troncate al numero di decimali indicati in testata.

Allo stesso modo verranno troncati i decimali delle cifre indicate come “Valore offerto” ed espresse in ciascuna colonna della sezione “Criteri di valutazione busta economica”, anche in questo caso per ciascun lotto eventualmente presente.

50 | Sto compilando la mia offerta, sono all’interno della Busta tecnica/conformità, che cos’è?

Nella sezione “Busta Tecnica/Conformità” vengono riepilogate tutte le informazioni tecniche inserite all’interno della sezione “Prodotti”.

51 | In fase di compilazione dell’offerta, i decimali che vengono fissati nella testata, ad esempio del foglio prodotti, vengono applicati a tutta la procedura?

No, solo quelli inerenti i criteri di valutazione economica e la colonna "Criterio Formulazione Offerte” indicata nel modello.

52 | Un componente RTI ha inviato il DGUE ma la capogruppo non lo visualizza. Da cosa dipende?

La mandataria deve utilizzare il comando “Scarica documenti ricevuti”, nella sezione superiore dell’offerta, per poter visualizzare i DGUE delle mandanti. Occorre quindi cliccare sul comando “Verifica informazioni”. Se dopo aver effettuato queste operazioni il DGUE non risulta visualizzabile sarà necessario contattare l’impresa terza per invitarla ad inviare il documento in piattaforma.

53 | Nel DGUE richiesto da terzi non è disponibile il comando "Invio". Come posso procedere?

Per compiere operazioni sul DGUE richiesto da terzi si consiglia di non gestire la richiesta attraverso la “Lista attività”. Quando la richiesta viene visualizzata in tale funzione, fare click sul comando “Continua”, quindi accedere alla sezione “Documenti richiesti da terzi” – “Documenti richiesti in carico” ed aprire la risposta.

54 | Quando clicco il comando "Richiedi compilazione DGUE" viene segnalato che non ci sono documenti da inviare, ma la gara prevede la compilazione del documento strutturato. Come posso procedere?

Il comando deve essere utilizzato solo in caso di partecipazione in RTI o ricorso all’avvalimento. È quindi opportuno controllare che le tabelle relative al RTI e/o Avvalimento siano stato correttamente compilate. Se invece si partecipa in forma singola, per accedere alla compilazione del DGUE è necessario cliccare sul comando “Compila DGUE” presente nella Busta Documentazione dell’offerta.

55 | Ho inviato un quesito e ricevuto la email di notifica, ma nel dettaglio della gara non visualizzo la domanda nella sezione Chiarimenti. Da cosa dipende?

Per verificare l’invio di un quesito è necessario cliccare sul comando “Documenti collegati” della gara, nel gruppo funzionale “Miei quesiti”. La sezione “Chiarimenti” nel dettaglio della gara si alimenta solo quando la Stazione Appaltante pubblica la risposta a un quesito ricevuto.

56 | Posso firmare digitalmente i file generati da Sistema con altro utente diverso dal firmatario proposto?

È possibile firmare digitalmente i file generati da Sistema con altro utente, solo nel caso di redazione di un’offerta.

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