FAQ PLACE-VDA PER UTENTI DEGLI ENTI CONVENZIONATI
ORDINATIVI DI FORNITURA
1 | Come faccio a creare un Ordinativo di Fornitura?
Per creare un Ordinativo di Fornitura, dopo aver effettuato l'accesso alla propria Area Riservata, cliccare sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Creazione Ordinativi di Fornitura”.
Dopo aver individuato la Convenzione, predisporre il carrello inserendo la quantità/importo da ordinare.
2 | Come faccio ad individuare la Convenzione per la quale devo inoltrare l’ordine?
È possibile individuare la Convenzione di interesse inserendo uno o più criteri di ricerca:
- Identificativo iniziativa:
o 104 - Iniziative aggregate DPCM
o 105 - Iniziative aggregate NO DPCM
- Convenzione/Lotto;
- Fornitore e/o Codice articolo e/o Descrizione.
3 | Come faccio a inserire gli articoli nel carrello?
Per inserire gli articoli nel carrello, è possibile procedere secondo due modalità:
> Cliccando direttamente sul carrellino vicino alla descrizione dell’articolo;
> Selezionando l’articolo o più articoli e cliccando sul comando “Aggiungi al carrello”.
4 | È possibile modificare la quantità/importo inserita nell’ordine?
Si, è possibile modificare la quantità anche direttamente dal "carrello" ed in fase di compilazione del documento relativo all'Ordinativo di Fornitura.
5 | È possibile eliminare gli articoli dal carrello?
Si, è possibile eliminare gli articoli selezionando il comando “Svuota carrello”.
6 | Come faccio a visualizzare il carrello?
Per visualizzare il carrello cliccare sul comando “Visualizza carrello” posizionato sopra la tabella oppure cliccare sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e sulla voce “Carrello”.
7 | È possibile salvare gli articoli che ho inserito nel carrello?
Si, è possibile salvare il carrello cliccando sul comando “Salva” posizionato nella barra in alto.
8 | Dopo aver inserito gli articoli nel carrello, cosa devo fare?
Dopo aver inserito gli articoli nel carrello, è necessario verificare la capienza del carrello, data la quantità, l'importo ed il valore accessorio indicati. Cliccare sul comando “Verifica capienza” posizionato nella barra posta sopra alla tabella.
In caso di disponibilità insufficiente sarà possibile modificare la quantità/importo inseriti e procedere nuovamente con la “Verifica capienza”.
9 | Cosa devo fare dopo aver verificato la capienza?
Nel caso in cui vi sia disponibilità di capienza è possibile procedere con la creazione dell’ordine cliccando sul comando “Crea Ordinativo” presente nella barra posta sopra alla tabella.
10 | Dove trovo gli Ordinativi di Fornitura “In lavorazione”?
Gli Ordinativi di Fornitura vengono automaticamente salvati dal Sistema. È possibile visualizzarli cliccando sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Ordinativi di Fornitura “In lavorazione”.
11 | È possibile aggiungere un articolo?
Si, è possibile aggiungere un articolo cliccando sull’apposito comando “Aggiungi Articolo”.
E’ possibile procedere secondo due modalità:
> Cliccando sull’apposito carrello
> Selezionando l’articolo e cliccando sul comando “Aggiungi all’ordinativo”.
12 | La “Data Scadenza Ordinativo” è un campo obbligatorio? Che data devo inserire?
La "Data scadenza Ordinativo" è da considerarsi come la data di scadenza del Contratto tra Ente e Fornitore della Convenzione.
13 | È possibile modificare un Ordinativo di Fornitura?
Si, è possibile modificare l’Ordinativo di Fornitura di cui è già stato generato il pdf, prima dell’invio del documento. Cliccare sul comando “Modifica Ordinativo” posizionato in fondo alla schermata. Apportate le modifiche necessarie, ripetere le operazioni per la generazione, il caricamento del file firmato digitalmente e l’invio del documento.
14 | Come faccio ad eliminare un Ordinativo di Fornitura “In lavorazione”?
Dopo aver cliccato sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Ordinativi di Fornitura “In lavorazione”, selezionare l’Ordinativo di fornitura di interesse e cliccare sul comando “Elimina”.
INVIO ORDINATIVO DI FORNITURA
1 | Cosa succede se invio un Ordinativo di Fornitura per una Convenzione scaduta?
Se la Convenzione è scaduta, l’invio dell’ordinativo è consentito ma il documento non verrà inoltrato al Fornitore e lo Stato cambierà da “In lavorazione” a “Fuori Termine”.
2 | Sono Punto Ordinante, come faccio ad inviare un Ordinativo di Fornitura?
Se l’utente collegato corrisponda al Punto Ordinante (PO), per inviare un Ordinativo di Fornitura cliccare sul comando “Invia al Fornitore”, per inviare il documento direttamente all’Operatore Economico.
Lo Stato del documento cambierà da “In lavorazione” ad “Inviato”.
3 | Sono Punto Istruttore, come faccio ad inviare un Ordinativo di Fornitura?
Se l’utente collegato corrisponda al Punto Istruttore (PI), è possibile inviare l’Ordine al Punto Ordinante per l’approvazione, cliccando sul comando “Invia al PO”.
Lo Stato del documento cambierà da "In lavorazione" a "In approvazione" e affinché l'Ordinativo venga inviato all’operatore economico, è necessaria l’approvazione da parte del Punto Ordinante il quale riceverà un'email di notifica che lo informerà di avere in carico un nuovo Ordinativo di Fornitura da approvare.
4 | Dove posso visualizzare gli Ordini di Fornitura inviati – accettati - rifiutati –annullati - non approvati?
È possibile visualizzare gli Ordinativi di Fornitura cliccando sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Gestione Ordinativi di Fornitura”.
5 | Sono Punto Ordinante, dove visualizzo gli Ordini di Fornitura predisposti dal Punto Istruttore?
Successivamente all'invio in approvazione dell'Ordinativo di Fornitura predisposto da parte del Punto Istruttore, il Punto Ordinante riceverà un'email di notifica dell'ordinativo da approvare.
Per visualizzare ed esaminare l'ordinativo e procedere con il suo invio al Fornitore, effettuato l'accesso alla propria Aria Riservata, occorre cliccare sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Gestione Ordinativi In lavorazione”.
6 | L’Ordinativo di Fornitura deve essere firmato digitalmente?
Si, l’Ordinativo di Fornitura deve essere firmato digitalmente dal Punto Ordinate di riferimento indicato nel documento.
7 | Sono Punto Ordinante, come faccio a rifiutare/correggere un Ordinativo di Fornitura predisposto dal Punto Istruttore e ad emetterne uno nuovo?
Nel caso in cui il documento Ordinativo di Fornitura predisposto da parte del Punto Istruttore non risulti corretto, il Punto Ordinante può rifiutare l'Ordinativo ed emetterne uno nuovo. Cliccare sul comando “Rifiuta e aggiorna carrello” posizionato nella barra in alto nella schermata.
Lo Stato cambierà da "In approvazione" a "Non Approvato".
8 | Sono Punto Ordinante, come faccio a rifiutare/non approvare un Ordinativo di Fornitura predisposto dal Punto Istruttore?
Nel caso in cui l'Ordinativo di Fornitura predisposto da parte del Punto Istruttore non risulti corretto, il Punto Ordinante può non approvare l'ordinativo ricevuto. Cliccare sul comando “Non Approva” posizionato nella barra in alto nella schermata.
Lo Stato del documento cambierà da "In approvazione" a "Non Approvato”.
Contestualmente, il Punto Istruttore riceverà un'e-mail di notifica del rigetto dell'ordinativo inviato, in cui saranno riportate le eventuali motivazioni della non approvazione inserite.
9 | Lo Stato dell’Ordinativo di Fornitura è “Fuori Termine”, cosa vuol dire?
Se l’Ordinativo di Fornitura si trova in Stato “Fuori Termine” significa che è stato inviato raggiunti i termini di scadenza della Convenzione, pertanto il documento non verrà inoltrato al Fornitore.
RIDUZIONE ORDINATIVO DI FORNITURA
1 | È stato inviato un Ordinativo di Fornitura ma si è reso necessario richiedere una riduzione dell’ordine, come si può fare?
Per richiedere una Riduzione di un Ordinativo di Fornitura già "Inviato" o "Accettato" da parte dell'Operatore Economico, cliccare sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente su “Gestione Ordinativi di Fornitura”. Dopo aver selezionato l’ordinativo di interesse, cliccare sul comando “Riduzione Ordinativo” e, apportate le opportune modifiche cliccare sul comando “Aggiungi all’ordinativo” o sull’apposito comando carrello. Aggiunti correttamente tutti gli articoli, cliccare sul comando “Chiudi” posizionato nella barra sopra la tabella.
Per procedere con il suo invio, a seconda del ruolo ricoperto ("Punto Istruttore" o un "Punto Ordinante"), nella barra in alto nella schermata verranno mostrati comandi differenti.
ORDINATIVO DI FORNITURA INTEGRATIVO
1 | È possibile richiedere un’integrazione (estensione o ampliamento) di un Ordinativo di Fornitura già accettato dall’Operatore Economico?
L'integrazione degli ordinativi è consentita solo se prevista in fase di creazione della convenzione e fino alla scadenza della stessa. Una volta scaduta la convenzione, i relativi comandi di creazione dell’ordinativo integrativo verranno disabilitati e, nel caso in cui quest’ultimo sia stato già predisposto e salvato prima della scadenza della convenzione, al momento dell’Invio, lo Stato del documento cambierà in "Fuori Termine" e non verrà inoltrato all’Operatore Economico.
2 | Come faccio a creare un Ordinativo di Fornitura Integrativo?
Per creare l'Ordinativo di Fornitura Integrativo, nella sezione “Gestione Ordinativi di Fornitura”, selezionare l’ordinativo di interesse e aperto il documento, cliccare sul comando “Crea Ordinativo Integrativo” posizionato nella barra in alto nella schermata. Aggiunti correttamente tutti gli articoli, cliccare sul comando “Chiudi”.
Per procedere con il suo invio, a seconda del ruolo ricoperto ("Punto Istruttore" o un "Punto Ordinante"), nella barra in alto nella schermata verranno mostrati comandi differenti.
3 | Dove posso visualizzare gli Ordinativi di Fornitura Integrativi?
Per visualizzare l'elenco degli Ordinativi di Fornitura Integrativi collegati all'Ordinativo principale, una volta aperto il dettaglio di quest'ultimo, cliccare sul comando “Lista Ordinativi Integrativi” posizionato nella barra in alto alla schermata.
ANNULLAMENTO ORDINATIVO DI FORNITURA
1 | È possibile annullare un Ordinativo di Fornitura?
Si, l’annullamento di un Ordinativo di Fornitura è consentito fino al raggiungimento del termine "Data scadenza Convenzione".
2 | Sono Punto Istruttore, posso annullare un Ordinativo di Fornitura?
No, la richiesta di annullamento è consentita esclusivamente all’utente dell’Ente con ruolo di “Punto Ordinante".
3 | Come faccio a predisporre una richiesta di annullamento di un Ordinativo di Fornitura?
Per predisporre la richiesta di annullamento di un ordinativo di fornitura, nella sezione “Gestione Ordinativi di Fornitura”, selezionare l’ordinativo di interesse e cliccare sul comando “Annulla Ordinativo”. Verrà creato in automatico un documento di annullamento. Indicare la Motivazione e procedere con la generazione e la firma del documento. Predisposto e firmato correttamente il documento Annulla Ordinativo, cliccare sul comando “Invia” per inviarlo al “Gestore convenzioni”.
Lo Stato del documento cambierà da "In lavorazione" ad "In approvazione".
4 | Dove posso trovare le richieste di annullamento degli Ordinativi di Fornitura?
Per visualizzare l’elenco delle richieste di annullamento degli Ordinativi di Fornitura (sia principali sia integrativi), cliccare sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Annulla Ordinativi”.
5 | Come faccio a sapere se il Gestore convenzioni ha approvato l’annullamento dell’ordinativo?
L’approvazione della richiesta di annullamento dell'Ordinativo verrà notificata via email al Punto Ordinante.
Lo Stato dell’Ordinativo verrà aggiornato in “Annullato”.
INFO CONVENZIONI
1 | Dove posso trovare i prezzi aggiornati relativi alla Convezione per il gasolio da riscaldamento?
Il listino prezzi, aggiornato settimanalmente, è pubblicato nella sezione del Sito della Centrale Unica di Committenza disponibile al seguente link:
2 | Nell’Allegato “21_000032_OrdinativoFornitura_Dettaglio_Ordine_rev2.xlsx” è richiesto un N. Ordinativo fornitura (generato dal sistema), dove trovo questo dato?
Il Sistema Telematico PlaCe-VdA elabora un Registro di Sistema dell’ordine solo dopo la compilazione, il dato non si ritiene pertanto obbligatorio ed è possibile procedere senza compilarlo.
3 | Dove posso visualizzare l’Elenco delle convenzioni pubblicate?
Per visualizzare le convenzioni pubblicate, effettuato l'accesso alla propria Area Riservata, cliccare sul gruppo funzionale “Negozio Elettronico” e successivamente sulla voce “Elenco Convenzioni”.
4 | È possibile richiedere un CIG derivato, per Ordinativi di Fornitura da Convenzione, direttamente in PlaCe-VdA?
Accedendo all’Ordinativo di Fornitura all'interno della voce "Ordinativi di Fornitura In lavorazione", è possibile richiedere il CIG Derivato impostando su “Si” il campo “Richiesta CIG su SIMOG” e inserendo come RUP il referente censito su SIMOG. Il Sistema sarà predisposto correttamente per effettuare la richiesta di CIG derivato. Procedere quindi alla richiesta attraverso la funzione nel menù a tendina “Gestione CIG” posto tra le azioni principali in alto.
Qualora invece si fosse già in possesso di un CIG derivato, sarà sufficiente impostare il campo “Richiesta CIG su SIMOG” su “No” per rendere editabile il campo relativo al CIG Derivato.
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